Organisationsfachfrau Andrea Kaden hilft beim Unterlagen sortieren

Finden statt suchen: Wie Sie zuhause Ihre Unterlagen sortieren und dauerhaft ordnen

16. Aug 2017

Finden Sie alles mit einem Griff? Den Versicherungsvertrag, Rentenbescheid, Meisterbrief? Dann ist es Zeit.

Zeit, die eigenen Unterlagen sinnvoll zu ordnen. Das spart Zeit und gehört zum klugen Umgang mit Geld mit dazu. Es erleichtert ihn ungemein.

Ich liebe es ja, unseren Keller aufzuräumen. Mal abgesehen vom Spinnengetier. Und wissen Sie, warum? Weil ich danach wieder das finde, wonach ich suche. Weil dann jedes Ding wieder (s)einen Platz hat und kein Ballast mehr im Weg steht.

Das fühlt sich gut an. Befreiend. Und dieses Gefühl hält bei mir ziemlich lange an.

Private Unterlagen sortieren befreit von Ballast und es spart Zeit, Such-Zeit

Genauso ist es, wenn Sie persönliche Unterlagen sortieren und neu ordnen wie Zeugnisse, Arbeitsverträge, Geburtsurkunde etc.

Klarheit schaffen. Blockaden aufbrechen. Reduzieren. Die Last von Papieren loswerden, die irgendwo in Ordnern, Pappkartons, Plastikablagen oder Wäschekörben liegen und längst zu “toten Papieren” mutiert sind. Darum gehe es beim Aufräumen der eigenen Unterlagen, sagt Andrea Kaden. Sie ist Effizienztrainerin für alles Organisatorische.

Durch Aussortieren, Reduzieren und neu Ordnen werden aus den “toten Papieren” wieder Unterlagen zum Arbeiten – für die bürokratischen Seiten des Lebens.

Andrea Kaden betreibt die Firma Zeitgewinn Hamburg und ist vor allem eine Spezialistin für das papierlose Büro.

Andrea Kaden - Unterlagen sortieren und einscannen, die ersten Schritte zum papierlosen Büro

Einfache Anleitung, wie Sie private Unterlagen sortieren

Mit Andrea Kaden an der Seite habe ich … aufgeräumt. Systematisch, versteht sich. Und zwei einfache Anleitung zum Nachmachen für Sie daraus geschrieben – #1 und #2.

Teil #1 ist für Sie, wenn Sie Ihre Papiere bereits in Aktenordnern sammeln, aber erstens viel zu viele Papiere sich darin befinden und Sie mehr suchen als finden. Teil #2 bringt Sie weiter, wenn Sie als private Ablage – nun ja – Wäschekörbe und sonstige Behälter nutzen.

Den Link zu beiden Teilen finden Sie am Ende des Artikels.

Denn: Nur, wer zuhause seine privaten Unterlagen gut sortiert und sinnvoll (!) abgelegt hat, hat auch den nötigen Durchblick für den guten Umgang mit seinen Finanzen.

Andrea Kaden hat mir genau das verraten: Wie sich persönliche Unterlagen sortieren, dazu überschaubar und leicht zugänglich neu organisieren lassen – mit klar angelegten, sinnvollen Kategorien.

Grundsätzlich gelte dabei, sagt Kaden:

Zuhause sind klassische Aktenordner besser als Hängeregister

Hängeregister seien zwar gut für’s Büromanagement, gerade für nicht abgeschlossene Vorgänge. Im privaten Umfeld aber sind sie unhandlich und sperrig. Die guten, klassischen Aktenordner dagegen haben Platz in jedem Regal.

Und noch eines: Geben Sie sich Mühe beim Sortieren und neu Ordnen. Geben Sie Ihr Bestes, ermuntert Andrea Kaden nicht nur ihre Kundinnen, denen sie beim Ordnen hilft. Sondern auch Sie, wenn Sie einen neuen Überblick in Ihre privaten Unterlagen bringen möchten.

Denn: Sie belohnen sich damit selbst!

Andrea Kaden hat die Erfahrung gemacht, dass es als kraftvolle Energie zurückkommt, wenn wir unsere Unterlagen sortieren und neu Ordnen.

Ganz wie bei mir beim Keller ausmisten. Das fühlt sich nicht nur gut an – sondern die positive Aufräum-Energie greift dann gern mal auf den Rest der Wohnung über …


Grundsätzlich gehen Sie bitte so vor:

  1. alle Ordner, Körbe, Ablagen in die Mitte eines Raumes stellen
  2. die Unterlagen werden in mehreren Runden sortiert; Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut
  3. vom Leichten zum Schweren vorarbeiten
  4. die Papiere, die selten benötigt werden, hinten im Ordner abheften
  5. beschriftet werden die Ordner ganz zuletzt

Wichtige Erfahrungen für das Sortieren und neu Ordnen:

Papiere alphabetisch zu ordnen ist Quatsch. Warum? Weil es nicht sinnvoll ist, die Geburtsurkunde hinter die Vertragsunterlagen des Gasversorger zu heften, oder Zeugnisse hinter die Unfallversicherung.
Besser: Unterlagen thematisch ordnen

+  Es wird generell viel zu viel aufgehoben. Also: Mut beim Wegschmeißen!

+  Einmal Papiere sortiert und systematisch in Aktenordnern abgelegt, lässt sich alles leicht pflegen.

+  Versuchen Sie, Rechnungen nur noch digital statt in Papierform zu erhalten, wie Telefonrechnungen, Online-Kaufbelege etc. Legen Sie lieber im PC oder Laptop entsprechende digitale Ordner an und die Rechnungen nach Jahreszahl und Kategori ab.

+  Es gibt nur eine wirkliche Aufbewahrungsfrist, die Sie sich merken müssen: 10 Jahre

+  Aufzuheben sind: Originale von Verträgen, aber auch nur solche, die relevant sind für ihr derzeitiges Leben und bei Versicherungen z.B. die letzten beiden Statusmeldungen.

+  Niemals wegschmeißen: wichtige persönliche Unterlagen wie Geburtsurkunde, Zeugnis, Meisterbrief, Stammbuch, Eheurkunde, Diplome …

+  Lohn des Aufräumens: Sie reduzieren Papierstapel um mindestens die Hälfte bis um zwei Drittel. Und finden wieder alles. Spart Zeit.


 

Na? Fangen wir an? Mit einer Frage.

Welcher Ordnungstyp sind Sie?

Wie haben Sie Ihre Unterlagen bisher organisiert? Ihre privaten. Mir geht es hier ausschließlich um Ihre Unterlagen zuhause, nicht um die Papiere im Büro. Um die zu organisieren, müssten Sie noch andere Register ziehen.

Typ 1: irgendwie ordentlich 
Liegen Ihre Unterlage bereits in Aktenordnern oder Hängeregistern? Dann braucht es bei Ihnen nur mal ein sinnvolles Update. Dann bitte hier entlang:
#1 – Private Dokumente richtig ordnen: ausmisten, klug umsortieren und abheften

Trifft nicht auf Sie zu?

Typ 2: kreativ chaotisch
Gehören Sie eher zum kreativen Ordnungstyp, der Wäschekörbe benutzt, Schuhkartons und andere Ablagen als Sammelstelle für Schriftliches? Geht auch, geht aber auch besser:
#2 – Private Papiere: In 7 Schriten sinnvoll Ordnung schaffen und leicht halten

Rundbrief

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Das sagen Sie dazu

Sabine König
1+

Prima Tipps, danke. Ich werde es gleich in die Tat umsetzen.

Ariane
1+

Finde ich auch, ich verstehe nur nicht, warum bei Typ 1, die Ordner einmal komplett ausgeräumt werden, wenn diese doch sortiert sind. Wenn ich diese durchgehe, sind doch Unterlagen schon entsorgt. Dient eher dazu ggf. neue Kategorien zu definieren?

    Geldfrau
    0

    Liebe Ariane,
    genau, es geht um das Festlegen neuer Kategorien – eventuell. Nicht immer sortieren wir unsere Dokumente logisch bzw. sinnvoll. Deshalb dieses: Erstmal innerhalb des bestehenden Aktenordners ausmisten und dann Grundstruktur neu reinbringen – ähnlich des Vorschlags von Andrea Kaden.
    Bei mir waren z.B. Persönliches und Berufliches in einem Ordner vermischt, und Versicherungen mit den Wohnungssachen. Das habe ich jetzt getrennt.

    Wenn freilich schon alles sinnvoll strukturiert ist, dann brauchen auch bestehende Ordner nicht ausgeräumt zu werden. 🙂

Nicole
1+

Netter Artikel, aber ich verstehe nicht, warum Hängeregister im privaten Bereich unpraktisch sein sollen und unhandlich? Ich habe kürzlich alle meine Unterlagen ausgemistet und vieles ist papierlos geworden (Onlineversicherungen, Handyverträge, Telefonrechnungen usw.) und am Ende hatte ich sechs ziemlich leere Ordner, die unnötig Platz beanspruchen. Ich werde in den nächsten Wochen auf eine Hängeregistratur umsteigen und dann entfällt auch das lästige Lochen und Abheften, was sehr oft der Grund für überfüllte Ablagen sein dürfte!

    Geldfrau
    0

    Hi Nicole,
    Hängeregister findet Aufräumexpertin Andrea Kaden deswegen unpraktisch, weil sie i.d.R. einiges an Platz brauchen. Das ist bei Aktenordnern nicht in dem Ausmaß der Fall. Wenn du das aber magst – warum nicht?
    Im Übrigen – 👍🏼 für’s Papierlose-werden


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