Dokumente richtig ordnen, Ordnung halten

#1 – In 6 Runden private Dokumente richtig ordnen: pflegeleicht und dauerhaft

16. Aug 2017

Sie lagern Ihre privaten Dokumente in Ordnern? Finden aber nicht immer auf Anhieb das, wonach Sie suchen? Und wissen auch nicht mehr, wo Sie was abgeheftet haben?

Es gibt viele Gründe, die Ablage der eigenen Dokumente zu überdenken. Und immer, aber wirklich immer, fühlt es sich fantastisch an, es aktiv anzugehen.

Da Sie schon Akten-Ordner angelegt haben, ist die Hürde für eine neue Ordnung nicht besonders hoch. Stellen wir also Ihre private Ablage auf ein neues Fundament! Nehmen Sie sich dafür mehrere Runden Zeit. Wie bei einem Rezept.

Sie benötigen:
– Zeit und Ruhe
– Schreibblock A4
– dicken Filzstift
– Papierkorb

Und noch dieser Tipp von Effizienztrainerin Andrea Kaden aus Hamburg dazu: Machen Sie nach etwa 2 Stunden eine Pause. Dokumente richtig ordnen dauert seine Zeit.

Wenn Sie Ihre privaten Dokumente bisher in Wäschekörben, Pappkartons oder sonst wo in der Wohnung lagern und dem gern ein Ende setzen möchten, dann lesen Sie besser den zweiten Artikel in diese kleinen Serie #2 – Private Papiere: Ordnung schaffen, sinnvoll und leicht Ordnung halten

Runde 1: Aktenordner kräftig ausmisten

Wuchten Sie alle Akten-Ordner mit Ihren persönlichen Dokumenten auf einen Tisch. Nehmen Sie sich nun jeden Ordner vor. Gehen Sie Blatt für Blatt durch. Greifen Sie beherzt zu.

Reduzieren, reduzieren, reduzieren Sie Ihre Dokumente – wie eine gute Sauce. Nehmen Sie alles heraus, was nicht mehr benötigt wird. Und schmeißen Sie es weg.

Diese Prozedur dauert. Sie müssen hier entscheiden, was in’s Altpapier wandert und was im Ordner bleiben darf. Dieses Entscheiden fällt manchmal schwer. Überwinden Sie sich.

Sie können sich dafür z.B. diese Frage stellen: Wann habe ich dieses Dokument zuletzt in den Händen gehabt? Seit Jahren nicht? Ist klar, was damit passieren darf …

Dokumente richtig ordnen - diese Papiere schmeißen Sie bitte weg

Hinweis:
Natürlich können Sie Verträge und Anderes aus nostalgischen Gründen aufheben. Zum Beispiel um Ihren Enkeln einmal zu zeigen, wie ein Arbeitsvertrag anno 1995 ausgesehen hat, eine Lohnabrechnung oder ein Mietvertrag. Nutzen Sie dafür einen Extra-Ordner. Beschriftet mit vielleicht “meine Erinnerungen” ?

Sammeln Sie Kategorien auf einer Liste.

Während des Durchgehens und Wegschmeißens notieren Sie bitte auf Ihrem Block, welche Themen bzw. Kategorien in Ihren Ordnern stecken, wie:

Wohnung, Versicherungen, Rentenversicherung, Auto, Zeugnisse, Arbeitsvertrag, Eltern, Kinder … Diese Kategorien brauchen Sie später beim Anlegen von neuen Ordnern.

Runde 2: Dokumente richtig ordnen 

Jetzt wird es härter. Und: Sie brauchen Platz.

Legen Sie jetzt Ihre Ordner vom Tisch auf den Fußboden. Sorgen Sie dafür, dass Sie für einige Stunden weitgehend ungestört sind und auch kein Hund oder keine Katze herumwirbelt.

Stellen Sie die Ordner einzeln mit etwas Abstand nebeneinander. Nehmen Sie jetzt alle Papiere aus den Ordnern heraus. Legen Sie die Papiere vor die Ordner.

Dokumente ordnen - schreiben Sie in Runde 2 die Kategorien auf A4 Blätter

Und jetzt geht’s richtig los:

Wo ist Ihre Kategorieliste? Nehmen Sie diese bitte zur Hand. Sie erinnern sich, die mit den Notizen?

Schreiben Sie jede der gesammelten Kategorien auf ein Blatt. Also: Auto, Gesetzliche Rentenversicherung, Krankenkasse, Nebenkosten, Mietvertrag, Job, Ehe, Kind 1, Kind 2, Großeltern und so weiter. Die beschrifteten Blätter verteilen Sie um sich herum, am besten so, dass Sie gut herankommen.

Als nächstes wenden Sie sich wieder den Papierstapeln zu, die vor den Ordnern liegen. Diese Dokumente sortieren Sie jetzt zu den beschrifteten Blättern.

Wenn das geschafft ist, haben Sie die meiste Arbeit hinter sich. Uff!

Runde 3: Kategorien festlegen und zusammenfassen

In dieser Runde gruppieren Sie Ihre Kategorien zusammen, um später die Ordner neu zu beschriften. Effizienztrainerin Andrea Kaden schlägt als sinnvolle Kategorien diese vor:

Wichtigste Ordner

Ordner 1  Persönliches (der wichtigste, wählen Sie einen schmalen)
Geburtsurkunde, Kopie des Personalausweises (!), Meldebestätigung, Heiratsurkunde, Vollmachten, Erbfolge, Scheidungsunterlagen, Aufenthaltstitel, Medizinisches …

Ordner 2  Beruf
Abitur-Zeugnis, letztes Schulzeugnis, Ausbildung, Studium, Diplom, Zertifikate, Fortbildung, Arbeitsverträge …

Hinweis:
Hier bitte nicht den Schriftwechsel mit dem Jobcenter einsortieren! Legen Sie dafür eine Kladde oder einen separaten Ordner an, den Sie wegstellen können, wenn Sie nicht mehr auf das Jobcenter angewiesen sind.

Lebensstilordner

Ordner 3  Versicherungen
Krankenversicherung, Zusatzversicherungen wie Pflege oder Zahn, Private Haftpflicht, Berufsunfähigkeit, KFZ, Unfall, Hausrat, Rechtsschutz, Schadensfälle …

Ordner 4  Wohnung
Mietvertrag, Nebenkosten Gas, Wasser, Strom … , Telefon, Handy, GEZ, Rechnungen/Garantiescheine für Wohnungseinrichtungen und Elektrogeräte (wg. Gewährleistung), Handwerkerrechnungen …

Ordner 5  Freizeit + Lebensstil + (Online-)Shopping
Auto, Carsharing, Zeitungsabos, Vereinsmitgliedschaft, Rechnungen für Unterhaltungselektronik (wie Spielekonsolen, Smartphone, Kameras  … ), Bahn-Card …

Finanzordner

Ordner 6  Finanzen + Steuern
Bank(en), Kontoauszüge, Liste Freistellungsaufträge, Steuererklärungen und Steuerbescheide, Ihre Steuer-Belege sammeln Sie bitte obenauf in der Unterkategorie Steuern

Hinweis:
Die Aufbewahrungsfrist für Steuerbelege und -bescheide beträgt 10 Jahre. Lagern Sie die nicht mehr aktuellen Belege und Bescheide in einen Extra-Steuerordner aus. Sind die 10 Jahre rum, schmeißen Sie die nicht mehr benötigten Bescheide weg.

Ordner 7  Rente + Vermögensaufbau
Gesetzliche Rentenversicherung, Betriebsrente, private Rentenversicherung, Aktien, ETFs …

Ordner 8  Immobilie + Grundstück (selbst und vermietet)
Grundbucheintrag, Kaufvertrag, bei Eigentumswohnungen Teilungserklärung, Nachträge, Abrechnungen, Einnahmen …

Familienordner

Ordner 9  Kind(er) (schmale Ordner) bitte für jedes Kind einen eigenen Ordner anlegen
Geburtsurkunde, Schule, Kindergeld, Zeugnisse (eventuell eine extra Zeugnismappe?), Telefonlisten, Förderungen, Impfpass, Vereinsmitgliedschaften, Medizinisches …

Tipp:
Sie können einige Ordner gern in einen gemeinsamen Ordner zusammenfassen. Zum Beispiel Ordner 4 und 5. Oder schmale Ordner für bestimmte Themen verwenden, zum Beispiel für die Kinder oder Persönliches.

Extra-Kladden

Aktuelles
Für aktuelle Rechnungen nutze ich eine Mappe. In diese lege ich Rechnungen, die ich noch zahlen muss, und unerledigten Schriftverkehr. Immer freitags arbeite ich die Mappe durch und hefte den Schriftverkehr in den jeweiligen Ordner oder entsorge ihn über die Ablage Papierkorb (meine liebste Ablage).

Arbeitsagentur
Legen Sie sich bei Arbeitslosigkeit oder Existenzgründung eine Extra-Kladde für den Schriftwechsel mit der Arbeitsagentur an. Das muss nicht in den beruflichen Ordner. Ist die Sache erledigt, können Sie die Kladde wegstellen.

Und jetzt zur schönsten Runde:

Runde 4: Ordner festlegen, beschriften, Dokumente neu einsortieren

Vor dieser letzten Runde steht die Frage: Welches Ordnungssystem möchten Sie verwenden? Aktenordner oder Hängeregister? Andrea Kaden von Zeitgewinn rät zu Aktenordnern.

Dazu benötigen Sie Etiketten für die Ordnerrücken. Ich bevorzuge bunte oder die mit Motiven. Die weißen, neutralen wirken mir zu fad.

Neben den Rücken-Etiketten brauchen Sie Register. Heften Sie dieses als erstes ein. Darauf schreiben Sie mit Bleistift die Unterkategorien des jeweiligen Ordners. Auf die Unterregisterblätter können Sie gern nochmal die Unterkategorie wie Haftpflicht oder Berufsunfähigkeit schreiben. So handhabe ich das. Ist übersichtlicher.

So könnten das Register für den Ordner Versicherungen aussehen.

Dokumente richtig ordnen - so beschriften Sie Register

Wenn Sie viele Versicherungen haben so wie im Beispiel, überlegen Sie, ob Sie diese wirklich alle brauchen. Wir Bundesbürger’innen sind oft überversichert.

Reicht ein Ordner nicht aus, verteilen Sie Ihre Dokumente auf 2 Ordner: zum Beispiel Versicherungen I und II – mit Unterkategorien.

Beschriften Sie nun die Ordner-Rücken. Als nächstes heften Sie das Register ein und sortieren die schön von Ihnen geordneten Papiere in die Ordner ein. Und zwar in der Reihenfolge, wie Sie es auf dem Register festgelegt haben.

Tipp:
Die Papiere, die Sie in den Ordnern am wenigsten benötigen, heften Sie hinten ein. Kein Muss, aber sinnvoll.

Runde 5: Wichtigste Ordner digitalisieren

Was? Jetzt auch noch DIGITALISIEREN? Keine Bange, es sind nur zwei Ordner.

Ihr wichtigster Ordner ist der mit Ihren persönlichen Dokumenten. Wenn einmal die Bude brennt, dann nehmen Sie diesen Ordner mit. Ihr zweit-wichtigster Ordner ist der mit  beruflichen Dokumenten.

Im Zeitalter von Clouds, Scannern und smarten Kleincomputern empfiehlt Organisationsfachfrau Andrea Kaden: Digitalisieren Sie den Inhalt dieser beiden Ordner.

Warum? Damit Sie Ihre persönlichen Dokumente immer greifbar haben, sollte tatsächlich mal etwas mit Ihrer Wohnung sein wie ein Brand, ein Wasserschaden etc. Oder Sie brauchen im Ausland plötzlich Ihre Geburtsurkunde oder eine Kopie des Personalausweises. Dann sind Sie vorbereitet.

Natürlich macht das Digitalisieren Arbeit. Jedes Dokument einzeln per Smartphone oder Scanner zu erfassen kostet Zeit. Gibt es aber wirklich einmal Stress, werden Sie sich lange dankbar sein.

Runde 6: Sich freuen und auf die Schulter klopfen

Wenn ich an meinen Keller denke, zwei Jahre nach dem Aufräumen, wenn schon wieder vieles durcheinander geht und vollgestellt ist, fehlt mir oft die Lust zum Ausmisten. Was ich dann tue?

Ich hole mir die Erinnerung zurück, wie es sich anfühlt, wenn er aufgeräumt ist. Und dieses Gefühl liebe ich. Es ist eine Mischung aus “ich bin stärker als mein Schweinehund”, “alles so schön ordentlich hier” und “jetzt ist wieder Platz”.

Dieses Gefühl wird auch Sie packen, wenn Sie Ihre privaten Dokumente richtig ordnen und neu anlegen. Wie Sie das ohne Zeitverlust und systematisch hinkriegen, wissen Sie jetzt. Nutzen Sie es.

Setzen Sie sich gleich heute einen Termin in Ihren Smartphone-Kalender – in einer Wochen zum Beispiel. Und legen Sie los. Sie brauche noch einen Motivationsschub?

Sie sind verheiratet, verpartnert oder sonst wie mit einem anderen Menschen verbandelt – und dieser will partout nicht die gemeinsamen Dokumente richtig ordnen?

Dann machen Sie es nur mit Ihren eigenen Dokumenten – Persönliches, Beruf, eigene Versicherungen, Rente und für die Kinder. Erfahrungsgemäß springt der Funke über. Denn mal ehrlich: Nur die allerwenigsten sind zufrieden mit ihrer persönlichen Aktenablage und lassen sich gern anstecken von jemandem, der ihnen zeigt, wie es gehen kann. Viel Erfolg!

Dokumente richtig ordnen – Anleitung zum Abhaken

Werden Sie jetzt aktiv. Und holen sich meine Anleitung “Dokumente richtig ordnen” als Liste zum Abhaken. Laden Sie sich die Liste auf den PC, drucken Sie sie aus und los geht’s! Mit dem Download tragen Sie sich in meinen Rundbrief ein.

Möchten Sie auch Ihre Finanzen ordnen? Dann fangen Sie am besten hier damit an.

 

Nützliche Links

Wichtige Erfahrungen für das neu Ordnen von privaten Unterlagen von Organisationsberaterin Andrea Kaden (Dokumente richtig ordnen)
+ #2 – Private Papiere: In 7 Schritten sinnvoll Ordnung schaffen und halten (hier sind alle diejnigen richtig, deren private Papiere sich in Wäschekörben oder Papierkartons häufen)

 

Rundbrief? 🙂

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Das sagen Sie dazu

Milena Buhle

Ich bin auch gar kein Fan von diesen ganzen Aktenordnern und herumfliegenden Papieren. Daher hab ich mir da auch nie wirklich Mühe mit gegeben und bin ständig im Chaos versunken. Für meine Firma habe ich vor zwei Jahren mal ein CRM System (infra-struktur.de) eingeführt und nutze dieses auch, um wichtige Dokumente abzuspeichern. So muss man nicht lange suchen und kann von jedem Ort aus darauf zugreifen, falls man etwas nachsehen will. Für mich viel praktischer als die klassische Ordner und Zettelwirtschaft.

    Geldfrau

    Andrea Kaden ist ja auch ein Fan – ach was, es ist ihr Markenzeichen – Dokumente zu digitalisieren. Auch privat. Sie ist “miss paperless” 🙂
    Für den privaten Gebrauch ist diese Hürde aber für die meisten von uns, nach meiner Erfahrung, doch ziemlich hoch, wenn es um alte Dokumente geht. Bei neuen ist es schon einfacher, sie gleich zu digitalisieren. Einfachheit aber ist Trumpf!

Katharina

Liebe Geldfrau,
danke für den Artikel. Ich habe zwar schon ein Set an Ordnern, aber mein Bauchgefühl sagt mir, dass mal wieder eine Generalüberholung (=Ausmisten) fällig ist und da werde ich die Tips gleich mal umsetzen 🙂 Eine Frage habe ich aber noch: Was muss ich bei Aktien und ETFs aufheben?
Viele Grüße

    Geldfrau

    Liebe Katharina,
    eine Generalüberholung macht sich immer gut. 🙂
    Bei Aktien und ETFs ist es wichtig, die (digitalen) Bescheinigungen Ihrer Bank aufzuheben, die erhaltene Dividenden/Verkaufserlöse inkl. Kapitalertragssteuern (!) belegen. Das sind auch die Belege, die das Finanzamt haben will. Digital würde ich mir zudem jedes halbe Jahr oder Jahr die Aufstellung meiner Ver- und Ankäufe auf den Compi speichern. Das müsste Ihre Bank zum Download anbieten. Plus Wertentwicklung. Beides für die eigene Statistik. Das Finanzamt braucht das nicht.
    (Ich rate auch dazu, die Steuererklärungen lange aufzuheben, die belegen, welche Kapitalertragsteuern Sie gezahlt haben. Nicht, dass nach 30 Jahren doch doppelt besteuert wird!)
    Schöne Grüße aus Hamburg – Dani

Michael Katzmann

Super gemacht!

Nadine

Danke für die guten Tipps, stehe direkt davor alle Ordner auseinanderzunehmen… Gerade wichtige Unterlagen wie Sozialversicherungsbelege habe ich immer bammel irgendwas zu verbummeln …wo gehören die am sinnvollsten hin? In den zweitwichtigsten Ordner? Vielen Dank vorab

    Geldfrau

    Liebe Nadine, viel Erfolg!! Wenn Sie alles fertig haben, werden Sie sich supergut fühlen.
    Sozialversicherungsbelege wären ja Gesetzliche Krankenkasse und Gesetzliche Rentenversicherung. Ich würde die Krankenkassensachen in den Ordner Versicherungen sortieren und die Rente zum Ordner Rente. Dann ist das sauber. Nicht zum Beruf, da heften Sie Zeugnisse, Arbeitsverträge und Ähnliches ab.
    Den Sozialversicherungs-Ausweis (gibt es den noch?) würde ich dagegen in den wichtigsten Ordner einheften, den Persönlichen.

Natascha

Hallo! Danke für den tollen und hilfreichen Post. Ich scheitere allerdings an Ordner Nr 1…. Wir haben ein Stammbuch in A5, der ja mit seinen Unterlagen in den “Persönliches” Ordner gehört – gibt es denn eine Art Aufbewahrung, die eine A4 Abheftung und ein A5 Stammbuch zusammenführen kann? Oder sollte man die Inhalte des Stammbuches lieber auflösen und getrennt abheften (zB die Geburtsurkunden der Kinder sollen ja eigentlich in die Kinder Ordner)? Oder kopieren und doppelt abheften? Macht ja irgendwie auch keinen Sinn… Vielen Dank im Voraus!

Andrea Kaden

Hallo Natascha, Sie können das Stammbuch in eine stärkere Plastikhülle mit einem Lochrand legen und dann einheften, aber Achtung, die Hülle sollte wirklich stärker sein, damit sie nicht immer unten durchhängt im stehenden Ordner. Es gibt auch selbstklebende Lochstreifen, die man vorn und hinten draufkleben könnte und dann einheften, später sollten in der Tat die Geburtsurkunde der Kinder getrennt und wenn Sie sich von dem eher schwereren Buch trennen, hätte es ja auch was 🙂

    Natascha

    Hallo Frau Kaden,
    ach natürlich, einfach eine dickere Plastikhülle, eine sehr gute Idee! Manchmal kann es so einfach sein, und man denkt so kompliziert 😉 Vielen Dank!


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